El día que estudias el balance de situación de una empresa, nunca piensas que esa empresa pueda ser tuya.
Mi primera función oficial como técnico administrativo en mi primer trabajo con 19 años en BMW fue la de sacar un listado en el ERP de saldos pendientes ordenado por fechas y analizar los expedientes más antiguos para aclarar el motivo y reclamar en caso necesario.
El cobrador del frac, pero sin frac y con un Pentium II super reciclado y una pantalla de tubo enorme.
Yo no he tenido nunca ningún curso o formación para reclamar.
Lo único que hacía era estudiar bien los expedientes, aclarar contablemente el error y en caso de ser correcto llamar para reclamar.
A medida que pasaba el tiempo, me vi miles de casos diferentes.
Reclamaciones de todo tipo.
Problemas de facturas con las compañías aseguradoras, problemas de contabilidad de los impuestos municipales, discrepancias en temas de garantía, descuadres por políticas de calidad, errores administrativos, etc…
Poco a poco, paso a paso, pico y pala me fui elaborando una base de datos enorme con un breve resumen de cada caso y en aquellos en que quedaba clara la reclamación, no quedaba otro remedio que llamar y reclamar.
Recuerdo recibir muchos justificantes de pago, ante el asombro de los compañeros y mi jefe, que seguramente me había encargado esta tarea, que no quería hacer nadie, por ser simplemente el nuevo, el último mono en entrar y el más joven e inexperto.
Cuando tienes un negocio y prestas un servicio, todo cambia.
Al inicio en 2014 recuerdo elaborar un contrato de varias páginas para evitar este tipo de problemas.
Duración del proyecto, precio, formas de pago, lo que incluye y no incluye, hasta donde llegamos y unas cuantas cláusulas más que realmente no sirvieron de nada.
He de admitir he tenido 3 problemas con 3 clientes, en 10 años.
Uno de ellos me recordaba mucho a esas épocas de reclamar una factura que el cliente se empeñaba en refutar, rebatir y de intenta por todos los medios no pagar.
Hasta que les llegaba un burofax y ya la cosa cambiaba.
En un verano de hace unos años, estaba pasando un fin de semana con festivo en una casa de verano de mis suegros.
Recuerdo escuchar el salpicar de la piscina, las risas y la música de uno de esos momentos de diversión.
Y yo, aunque tampoco es un labor de sudar, me dediqué al 100% en un proyecto para un cliente que me pedía con muchísima urgencia.
Finalizado en tiempo record, tuve que esperar luego meses, varios meses a por lo menos recibir el primer feedback con mejoras y cambios.
La sensación de impotencia por haber dejado de disfrutar ese fin de semana en familia y no haber administrado mejor mi tiempo, no se la deseo a nadie.
Entre pitos y flautas, email va, email viene, reunión va, reunión viene, fotos por aquí, dosier en pdf por allá, prepara el servidor, prepara no se qué… estuve 2 años para dar el proyecto por finalizado una vez terminado.
¿Qué has hecho para solucionar esto?
Pues mira, hay muchas soluciones actualmente como la de crear un sistema de suscripción con stripe o revolut business.
El problema son los 8% de comisión que se llevan por movimiento y que supone un trozo importante de los resultados anuales.
El sistema de facturación que uso actualmente, quaderno, dispone de una función automática de fijar un número de días posterior a la emisión de la factura en que se vence y se envía recordatorios automáticamente.
Hasta el día de hoy, con esta función no he vuelto a tener ningún problema con nadie.
Pero la lección que aprendí es a no ponerme a picar código o diseñar dejando de lado otras tareas como descansar o divertirme cuando estoy en mi tiempo libre.