Pasos para conseguir configurar un email de forma profesional

Es hora de hablar de la gestión profesional de un email. Tanto si es corporativo como si es para cualquier proyecto que no sea una empresa.

Hace años, cuando le pedías el email a una empresa, te podía responder diciendo: “tallerjuanpedro@hotmail.es” pues todavía no se tenía muy en cuenta las acciones de marketing digital. Esto ha ido cambiando, aunque si te digo la verdad, a día de hoy todavía nos encontramos con empresas que utilizan un email gratis al estilo “fruteria.perez@gmail.com” para la gestión del email.

Hace una semana hemos visto un video de presentación de una gran empresa en Gran Canaria, en unas jornadas de una organización de empresarios y al final del video daba sus datos de contacto con un email de hotmail.

Email Gratuito vs Email Profesional

Uno de los motivos por los cuales muchos profesionales utilizan un correo gratuito es por desconocimiento, por no saber configurar el email con una aplicación o software que simplifique la gestión diaria del correo.

¿Sabes que puedes utilizar Gmail como aplicación de email profesional?

Google dispone de una opción profesional para poder utilizar la herramienta de email de gmail con la Suite de google, es decir, tienes el dominio de tu empresa, marca o proyecto y lo puedes administrar 100% entrando desde gmail, con todas las ventajas de la Suite de Google (Drive, Calendario, Almacenamiento…).

G Suite

No importa en que proveedor tengas contratado tu dominio o desde donde se administra el email profesional. (Arsys, Ionos, Nominalia, Webempresa, Dondominio, etc..) En cualquiera de los casos solamente necesitas acceder al Panel de Control para poder configurar correctamente los MX de GSuite.

Configurar los registros MX de G Suite con el host del dominio

Nosotros no somos comerciales ni nos llevamos una comisión por escribir este post recomendando esta opción. Simplemente es una recomendación que siempre hacemos en todos los proyectos pues se consiguen muchísimas ventajas y al tiempo se rentabiliza la inversión.

Nosotros tenemos dos emails configurados así, por lo que recibimos una factura cada mes de 10€ por dos emails corporativos que se gestionan con la Suite de Google.

¿Quieres saber más ventajas de utilizar este método?

La principal es lo simple que resulta poder entrar y ver el correo tanto desde el móvil con la app de Gmail como desde cualquier ordenador entrando en mail.google.com

Una vez tienes los MX Configurados ya no necesitas configurar nada más pues abres el email desde cualquier dispositivo con la app de Gmail instalada.

La otra gran ventaja es la de poder programar los emails. Lo más habitual es que un proyecto cambie varias veces de proveedor en donde el dominio se traspasa de un lugar a otro. Si siempre utilizas la opción de GSuite podrás realizar los cambios que quieras y configurar siempre los MX del correo para seguir administrando el email sin ningún problema.

En ocasiones estás escribiendo un email muy importante un domingo a las 18:30h de la tarde y sabes que si lo envías justo en ese momento pueden pasar varias cosas.

El receptor sabe que estás trabajando en ese momento y si recibe el email en su tiempo de ocio y lo abre puedes causarle un malestar importante dependiendo del tipo de asunto que sea.

Dependiendo de la administración del email del receptor puede que ese email quede almacenado en alguna carpeta del gestor de correo o al llegar el lunes por la mañana al trabajo tenga otras prioridades y el email quede relegado a otros puestos en el nivel de importancia.

Otra ventaja es que puedes administrar tu agenda del movil e integrar tus contactos para anotar el teléfono y el email desde dónde se alimenta el email de gmail. Así también sincronizar tus contactos entre todas las cuentas de GSuite del mismo dominio.

Y por último algo que se ha convertido en un problema muy importante a solucionar a nivel corporativo. Tener una firma correctamente configurada en tu email profesional.

Firma profesional en tu email corporativo

Esto es uno de los mayores quebraderos de cabeza que nos hemos encontrado al administrar un email corporativo. Y es que algunos proyectos utilizan el gestor de webmail nativo del proveedor del dominio, otros proyectos utilizan diferentes versiones de outlook, también nos encontramos con gestión del email con thunderbird, windows mail o mailbird.

El caos viene cuando queremos implementar una firma en cada uno de ellos, pues actúan de forma diferente y resulta complicado encajar perfectamente una firma online en el gestor de email.

Crea tu firma profesional online gratis

En esta página web puedes escribir todos los datos necesarios del email corporativo, copiar la url del logotipo desde la web del proyecto y configurar en unos sencillos pasos, finalmente solamente necesitas copiar y pegar en tu firma del email.

Incluso algo que se ha vuelto muy popular y que suele ser complicado de administrar, incluir imágenes sin que se conviertan en archivos adjuntos o utilizar un Gif animado para el logo de la empresa.

La firma de email es un elemento perfecto de marketing en donde puedes incluir un link a dejar una reseña por el servicio prestado o incluir un banner con la última promoción activa.

Conclusión

Con una mínima inversión puedes tener una perfecta gestión de un email profesional corporativo con muchas ventajas al utilizar GSuite.

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