Cómo crear el orden y control de archivos digitales

gestion archivos de una empresa
Cómo crear el orden y control de archivos digitales
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Hace mucho tiempo que ya no utilizo la impresora. Aunque si hay material gráfico de publicidad, no podrás ver ningún montón de papeles pendientes de tramitar sobre la mesa, para poner un sello o contabilizar.

Y es que, las empresas van cambiando y los procesos también. Siempre hablamos de las ventajas de internet, pero cuando finalmente decides comenzar a implementar este cambio, estas metodologías y sistemas requiere de un esfuerzo de inversión en tiempo y dinero muy grande. Que por supuesto al largo tiempo se recupera.

Necesito el logo que hiciste en el año 2012 para mi empresa

Desde hace muchos años aplicamos siempre la misma metodología para crear las carpetas de un proyecto. Siempre separando el material en bruto de fotos y videos, las creaciones gráficas, los archivos de social media diferentes a todos los archivos web.

También lo separamos por años, meses y otras carpetas necesarias, como la de campañas y promociones puntuales. Es muy importante también guardar copias de seguridad online de todos estos archivos y tenerlos siempre disponibles en cualquier momento.

Hace unas semanas, nos solicitaron un archivo que habíamos hecho muchos años atrás, y no tardamos ni 5 minutos en copiar el link de compartir de dropbox y enviar al cliente.

Gestión documental

Esta es la charla que te recomiendo ver para poder entender mejor la importancia de ordenar todos los archivos. Sobre todo para una empresa grande en donde sus empleados pueden trabajar de forma deslocalizada en cualquier lugar del mundo.

¿Has visto el programa de Netflix de Marie Kondo y su método? Esta Japonesa lleva toda su vida ayudando a las personas a ser más minimalistas y conscientes del orden en sus vidas. No solamente en el trabajo o en casa debes tener todo bien ordenado. La parte digital también necesita tener un orden. Cuando logras tener todo siempre controlado en tus entornos tendrás la mente más amueblada.

¿Recuerdas esas fotos que hiciste en los fuegos artificiales de las fiestas de San Juan en el año 2009?

Cuando estamos de viaje siempre me encuentro gente con los moviles sacando fotos de eventos, conciertos, monumentos, platos de comida. No entiendo si lo que hacen tendrá luego un objetivo o es simplemente una obseción por poseer miles de fotos, que pasados unos meses jamás volverán a ver en sus vidas.

Piensa en esos fuegos artificiales en las próximas fiestas y mira a la gente sacando fotos y videos. El 5% las subirá a las redes sociales, el 10% las compartirá en whatsapp y el 90% las dejará en su móvil ocupando espacio para perderlas años más tarde al cambiar de movil.

Yo personalmente tengo un sistema creado para las fotos de viajes, eventos y día a día. Una carpeta en dropbox (versión premiun con 2Tb) que se llama fotos, en donde hay almacenadas y ordenadas las fotos de los últimos 5 años. Las fotos anteriores las guardo en discos duros externos con el mismo método de orden. Primero está el año, luego el mes y luego el evento.

Por eso, si entras en el año 2015, Agosto, Peñíscola. Puedo ver todas las fotos del viaje que hicimos perfectamente ordenadas y disponibles online desde cualquier lugar.

¿Has calculado los gastos de almacenamiento que supone guardar tantos archivos?

Si piensas que guardar es gratis, aunque solamente sea un recuerdo de una taza de un viaje, estás en un completo error.

No es lo mismo hacer una mudanza de un hogar de 40 metros cuadrados, que de uno de 400 metros cuadrados. Y aunque dispongas de un local o una nave donde poder guardar objetos. Al final solamente el hecho de guardar supone unos gastos brutales. Por eso se han creado los trasteros, con un nombre muy peculiar en donde se pueden meter trastos. Hay almacenes que se alquilan para poder guardar, por ejemplo, la tabla de snow en la temporada de verano, la paellera, el árbol de navidad, pero si no son en propiedad suponen además unos gastos de alquiler.

Con los archivos pasa lo mismo. Necesitas un servidor propio personal donde puedas poner todos los archivos. O contratar uno online con capacidad para que puedas subir todos. Cada vez que generamos un archivo, estamos consumiendo energía, espacio y recursos para tenerlo guardado ya sea en el movil, ordenador o en la nube.

Por eso me parece tan ridículo sacar fotos que jamás volverás a ver.

Algo que te recomiendo y que también hago desde hace años, es seleccionar las mejores fotos cada 3 o 6 meses y crear un álbum físico en donde meter todas esas fotos impresas.

¿Cómo organizas los procesos en tu empresa?

Después de ver el video, quizás tu mente considere nuevos sistemas y nunca te hayas planteado la posibilidad de utilizar una herramienta online para la gestión documental o gestión de procesos.

Utilizando las herramientas correctas puedes ahorrar mucho tiempo y dinero sin necesidad de imprimir y trabajar con papeles.

Piensa en la manera de pedir cita en el médico hoy en día. La forma de recibir correspondencia de la Agencia Tributaria o presentar la declaración de hacienda. En cómo las empresas de retail pueden ver con el móvil el stock real que tienen en cualquier tienda. En cómo los clientes pueden descargarse sus facturas directamente desde su cuenta en la web de la empresa.

Conclusión

Como pasa siempre, simplificar es lo más complicado. Crear sistemas fáciles y que simplifiquen la gestión es un esfuerzo pero se puede conseguir.

Y finalmente cuando tienes todo ordenado ya solo tienes que seguir ese orden y método siempre igual, ser constante, que el sistema sea seguro y controlar lo que se guarda.

Te aseguro que es muy rentable.

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